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入社の時に必要な書類まとめ

2018/02/13

新しい就職先が決まり、これから入社する方は、何かと準備で忙しい時期でもあります。

そんな時、入社に必要な書類ってなんだろう・・・?なんて思っている方多いかと思います。

入る会社によっては、準備する書類も違いますので、きちんと確認しておきましょう。

今回は入社の時に必要な書類について詳しくまとめてみました。

 
 

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入社に必要な書類は会社によって違う?

これから新しい職場へ入社する方は、入社する前に何かと準備で忙しいかと思いますが、入社する会社によっては、提出する書類も違いますので気をつけましょう。

採用基準にもよりますが、正社員、また条件に当てはまるアルバイトなどで雇用した時、企業は、その従業員の保険加入の手続きを行うことも法律で義務づけられています。

また、企業には従業員各自が納める所得税・住民税・社会保険料を毎月支払うお給料から引いて、税金を一括納付する義務もあります。

なので、労働契約を交わして入社する時は、それらの手続きに必要な書類を求められるので、新しく入社する場合は、必要な書類を準備しておきましょう。

ほとんどの会社が提出を求める書類とは?

年金手帳

年金をもらう年代になった時に、年金をもらえるように加入手続きに必要な物になります。

自分で保管する場合もあれば、勤務先が保管するケースもあり、勤務先が保管している場合は、退職時に年金手帳が返却されます。

※手帳を紛失した場合は、社会保険事務所で再発行の手続きが可能です。

前職の職場で退職した時に返却してもらえなかったら、自宅保管してるはずなので、それでも紛失してしまった時は、社会保険事務所で再発行してもらいましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に入るために必要な書類になります。

なので、前職で退職する時に、必ず雇用保険被保険者証受け取らないと、後々2度手間になりますのできちんと受け取るようにしましょう。

※紛失した場合は、居住地を管轄するハローワークで再発行してもらうことも可能です。

源泉徴収票

源泉徴収票は、退職する前職場から発行されます。

源泉徴収票は、年内に転職した場合、年末調整を受ける為に新しい職場に提出する必要がありますが、年を越して入社した場合は、源泉徴収票の提出をする必要はありません。

扶養控除等申告書

社会保険や、税金の手続きに必要な書類です。

会社でフォーマット(法令用紙)が必ずあるので、企業から渡されたら記入・捺印するのが一般的です。

※扶養家族がいない人も提出しますので、注意しておきましょう。

健康保険被扶養者異動届

社会保険の手続きに必要な書類ですが、健康保険被扶養者異動届の場合、扶養義務のある家族を持つ人だけ提出する必要があります。

提出する時は、扶養控除等申告書と同じで会社でフォーマット(法令用紙)が必ずあるので、企業から渡されたら記入・捺印するのが一般的です。

給与振込先の届書

給与の振込みに必要な口座を届出る書類です。

ほとんどの会社では、給与振込先の届書を用意されていますので、その用紙に記入すれば、大丈夫ですが、入る会社によっては、銀行通帳コピー(支店名・口座名の記載ページ)の提出を求めるケースもあるみたいなので、そこはきちんと確認しておく必要があります。

※この用紙に銀行の届出印と同じものを押す必要はありません。

 
 

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会社によって提出する書類とは?

入社誓約書

入社が決まり、内定通知が着たら、入社誓約書を期日までに会社に提出します。

入社誓約書は基本的に、就業規則、履歴書の記載事項に関すること、秘密保持、損害賠償に関することなど簡単に言えば、その会社の条件やルールやなどを守りますって言う契約書にあたります。

採用基準も人によって異なると思いますので、職種やポジション・入社予定日などの条件、入社後の待遇などの内容を慎重に確認して署名・捺印するようにしましょう。

※捺印は、認印でかまいません。

雇用契約書

雇用契約書は、会社が従業員を雇う時に、労働条件を明示するために発行する書類の事を言いますので、賃金や労働時間などその契約書に書いてありますのできちんと確認しておきましょう。

雇用契約書の場合は、会社側と従業員である本人の双方が署名・捺印する必要があります。

※本人の名前を直筆でサインし、捺印は認印での押印でかまいません。

住民票記載事項証明書

履歴書と同一の住所に住んでいるのか、現住所を確認の為に提出を求める会社もありますが、ここ最近では、個人情報保護のせいなのか、住民票の提出をしない会社が増えています。

住所票記載事項証明書の提出を求められた場合、用紙は会社から受け取り、手続きは、市区町村の役所でおこないます。

この時、住所票記載事項証明書の用紙、印鑑(認印で可)、本人確認書類(運転免許証やパスポートなど)を忘れず持っていくようにしましょう。

身元保証書

企業独自の書類用紙に身元保証人となる人が署名・捺印して提出するのが一般的です。

保証人の条件が決められていることもあります。

入社後に起きた諸問題に関して、連帯して賠償責任を負うことを、身元保証人が会社に約束する文書で、本人以外が署名・捺印して提出します。

会社によっては、身元保証書と一緒に印鑑証明の提出を求める会社もあります。

身元保証書に本人の捺印欄がある場合は認印の押印でかまいません。

連帯保証人の署名・押印についても、特に指定がなければ認印でかまいません。

しかし、保証人の印鑑証明書を求められた場合は、実印による捺印が必要となります。

卒業証明書

学歴が正しいかの確認のために、卒業証書のコピーなどを求められる場合もあります。

中途採用では要求されることは、ありませんが、新卒者・第2新卒者は、卒業見込証明書を提出する会社もあることを覚えておきましょう。

※卒業証書は卒業校に問い合わせると証明書の発行ができます。

免許・資格関連

就職先の職種によって、免許・資格の証明を求められることがあります。

例えば、ドライバーの場合であれば、『無事故証明書』、医療職の場合は『資格取得証明書』など、業務に就く知識や能力の資格取得証明書を求められることもあります。

健康診断書

健康診断の診断票が必要なケースもあります。(会社により診断費用を負担してくれる場合もあります。)

年齢により、生活習慣病検診などが加わる例もありますが、企業の定期検診に準じたものが主流です。

入社の時に必要な書類まとめ

今回は、入社の時に必要な書類について、詳しくまとめてみましたがいかがだったでしょうか?

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内定が決まり、ほとんどの会社で求められる書類といえば、年金手帳、雇用保険被保険者証、源泉徴収票、健康保険被扶養者異動届、給与振込先の届書ですが、入る会社によっては必要な書類が追加させる事もあります。

なので、これを機会に、すぐ書類を用意出来るように準備しておくと良いかもしれませんね。

 
 

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